所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使档案信息资源得到共享，以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言，档案数字化加工应包括目录数据（档案）、文件数据（扫描原件）、多媒体数据（图档、音频、视频）等。

档案数字化可采用专业书刊扫描仪：成者书刊扫描仪。

档案数字化的主要作用：

①、档案数字化是档案信息化建设重要内容，档案信息化建设的核心是资源建设。

资源建设包括两大方面任务：

一是现有档案的目录数据库建设和重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。

②、档案数字化能有效地保护档案原件。

⑴、代替原件使用，保护档案原件。

⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。

⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

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